O problema não é a planilha, é ela parar de bastar
Começar com planilha ou caderno é normal, e funciona bem enquanto o volume é pequeno. O problema não é ter usado. É continuar usando depois que ela para de dar conta.
Os sinais mais comuns
Você perde a conta de quem deve o quê. Mais de uma fornecedora, mais de uma consignação em aberto ao mesmo tempo, e a planilha vira um emaranhado de abas.
Peça "some". Você sabe que cadastrou, mas não acha na hora que a cliente pergunta se ainda tem. Isso custa venda, na hora exata em que a cliente estava pronta para comprar.
O tempo vai para atualizar número, não para vender. Toda vez que uma venda precisa ser lançada em três lugares diferentes (planilha, WhatsApp, caderno de fiado), esse é tempo que não está na loja, na vitrine ou com a cliente.
Você não sabe se está tendo lucro de verdade. Sem separar o dinheiro do brechó do dinheiro pessoal, e sem registrar custo por peça, o número no fim do mês é uma sensação, não um cálculo.
O que muda com um sistema
Não é sobre abandonar o controle. É sobre o controle parar de depender da sua memória. Fornecedora consulta o próprio extrato, peça tem histórico, e o número de lucro vem de um cálculo, não de um palpite no fim do mês.
Perguntas frequentes
Com quantas peças vale migrar? Não é sobre quantidade, é sobre os sinais acima. Um brechó pequeno com fornecedora confusa já sente o problema; um grande sem esses sinais talvez ainda aguente.
Migrar dá trabalho? O trabalho de migrar uma vez é menor que o de manter três controles diferentes todo mês.
Preciso saber usar sistema para começar? Não. O objetivo é o contrário: menos telas para você lembrar, não mais.